Grupo Boticário impulsiona a colaboração e eficiência de operações com o Google Workspace

Projeto já gerou benefícios como redução de 11 para 3 dias no tempo usado para processamento de arquivos e criação de mais de 3 mil sites para compartilhamento de conhecimento interno.

Composto por mais de 15 mil colaboradores diretos, mais de 4 mil pontos de venda espalhados por quase 1,8 mil cidades brasileiras, o Grupo Boticário recorreu ao Google Workspace para potencializar as interações e a cultura de colaboração em seu ecossistema de beleza após adotar três novos modelos de trabalho (presencial, híbrido e remoto) de forma pioneira em seu setor. Como resultado, o Grupo Boticário conseguiu reduzir de 11 para 3 dias o tempo usado no processamento de arquivos, tornou mais fácil o processo de análise de dados, criou mais de 3 mil sites para compartilhar conhecimento, além de ter gerado economia financeira e segurança no compartilhamento de informações.

Com o contexto do pós-pandemia e a adoção dos seus novos modelos de trabalho, atualmente 44% dos colaboradores atuam sob regime remoto e híbrido e o restante no presencial, considerando as fábricas e centros de distribuição. Frente a este novo contexto, o Grupo sentiu a necessidade de um sistema mais colaborativo de trabalho e, hoje, usa recursos do Google Workspace para todos os seus colaboradores. Para Talita Franco, Gerente Sênior de Gestão da Mudança do Grupo Boticário, cargo responsável por organizar e implementar a transformação digital na organização, “o diferencial vinha da possibilidade de cocriação, que ocorre desde o começo com o Google Workspace. Existe o viés de: como fazer coisas de modo mais escalável e sustentável, como criar em conjunto? É entender, de fato, de que modo as ferramentas ajudam a potencializar essa nova forma de trabalhar”, destaca.

A migração para o Google Workspace teve início com a implementação de um projeto piloto junto ao time de tecnologia do Grupo Boticário, sendo ampliado para outras áreas da empresa em seguida. O projeto também contou com o apoio de uma equipe multidisciplinar de mais de 10 times da companhia, dentre eles Educação Corporativa, Cultura, Infraestrutura, Arquitetura, DevOps, Segurança da Informação e outros. Para conduzir essa transformação, as ferramentas do Google Workspace foram adotadas de diferentes maneiras para atender objetivos distintos, como:

• Conhecimento compartilhado, economia financeira e segurança: A partir do Google Sites, foram criados, de forma colaborativa, mais de 3 mil sites de qualidade que ajudam no compartilhamento de conhecimento entre os colaboradores, como por exemplo o Portal do Conselho Consultivo, que tornou mais ágil a troca de documentos. Este ambiente colaborativo via Google Sites também gerou economia financeira ao Grupo, uma vez que a empresa não precisou implantar um outro serviço, além de ter proporcionado a integração com o Google Drive, assegurando a confidencialidade e a proteção de acessos que o Grupo Boticário precisa. 

• Integração de dados e uso diversificado das ferramentas: O Google Chat é utilizado na operação fabril para troca de informações entre os colaboradores, enquanto o Google Slides é amplamente adotado pelo departamento corporativo e o Google Sheets facilita a análise de dados, trazendo integração de diferentes ferramentas.

• Agilidade para acompanhar questões burocráticas da rotina de trabalho: Com o AppSheet, plataforma de desenvolvimento sem código do Google Workspace, o Grupo Boticário pôde trabalhar no desenvolvimento de uma plataforma para realizar agendamento de reuniões, verificação de datas disponíveis para trabalhar presencialmente, auxiliando nos processos de rotina do trabalho.

• Soluções para trazer mais eficiência em outros aspectos do negócio: Uma delas é o Cloud Search, que tem sido bastante útil na procura por conteúdo. Os colaboradores podem ter acesso à informação nos buscadores internos da empresa, já que as diversas áreas de trabalho dentro do Grupo têm seus próprios portais.

“Com o Google Workspace, os nossos clientes conseguem endereçar as necessidades de colaboração entre áreas e utilizar as funções inteligentes dos nossos serviços para alcançar resultados de negócio de maneira mais rápida, graças à facilidade de uso que permite a toda a operação, desde a fábrica ao escritório, consiga acessar, co criar e colaborar.  O caso do Grupo Boticário é ainda mais especial porque, não só eles usaram o Google Workspace para mudar paradigmas internos de cultura e rotina de trabalho, como também utilizaram das integrações dos nossos serviços de Google Cloud em toda a empresa, agilizando os processos de análise de dados e, assim, acelerando a sua transformação digital”, diz Alberto Zafani, Head do Google Workspace no Brasil. 

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